コールセンターのクレーム対応メールを作るプロンプト

#前提条件:
- タイトル: コールセンターのクレーム対応メール作成プロンプト
- 依頼者条件: クレーム対応を迅速かつ正確に行いたいと考えるコールセンターの担当者
- 制作者条件: クレーム対応の基本知識と顧客満足を高めるコミュニケーションスキルを持つ人
- 目的と目標: 顧客の不満を解消し、信頼を回復する効果的なクレーム対応メールを作成すること
- リソース: クレーム内容、顧客情報、解決策のガイドライン、およびビジネスメール作成スキル
- 評価基準: 顧客の期待に沿った対応が行われ、クレームの解消に成功したかどうか
- 明確化の要件:
1. 顧客の感情や要望を正確に反映する
2. クレーム内容に対する適切な改善策を提示する
3. 顧客へのフォローアップ計画を具体的に示す
4. 共感を示しつつも前向きで解決志向のトーンを保つ
5. 謝罪、補償案内、再発防止策を明確に記載する
#実行指示：
｛お客様｝の情報を基に
{お客様の名前}様が抱える{クレーム内容の要点}について、
{クレームの原因}を踏まえた{問題解決策の提案}を、
分かり易く伝えるメールを
解決策提示形式で作成してください

｛お客様｝＝”
1. 名前:
2. 性別:
3. 年齢:
4. 職業:
5. 出身地:
6. その他情報: 自分のことより家族が大事

7. ｛お客様｝のより詳しい性格:
- 内向的でありながらも心優しい性格。
- 細やかな気配りができ、他人を思いやることが得意。
- 自分の意思を表に出すことは少なく、調和を重視。
- 長期的な視点で物事を考え、堅実な行動を好む。
- 時に感情的な決断をすることがある。

8. ｛お客様｝の悩み:
- 自分の感情を抑えすぎてしまうこと。
- 家族を優先しすぎるあまり、自分の時間が取れないこと。
- 新しいことに挑戦する勇気が持てない。
- 対人関係での衝突を避けるために自己主張を控える。
- 日々のルーティンを変えることへの不安。

9. ｛お客様｝の興味・関心:
- 家庭料理のレシピ研究やアレンジ。
- 家族の健康管理や食生活の改善。
- 手芸やDIYといったクリエイティブな活動。
- 心を落ち着けるリラクゼーション方法。
- 家計管理や効率的な家事のアイデア収集。

10. ｛お客様｝の行動要因:
- 家族のニーズや期待に応えるために行動。
- 自分の感情よりも周囲の調和を優先。
- 誠実さや信頼性を大切にする。
- 他人に助けを求められると快く応じる。
- 新しいことへの挑戦を慎重に進める。

11. ｛お客様｝の特徴的な行動:
- 必要に応じて自分の時間を割いてでも家族を優先。
- 買い物時に値段よりも品質を重視。
- 他人の提案を慎重に受け入れる。
- 家庭内の問題解決に積極的に取り組む。
- 少しの時間でも自分の趣味を楽しむ工夫をする。

12.｛お客様｝ の対人関係への対応:
- 常に相手を尊重し、対話を円滑に進める。
- 対立を避けるために自己主張を控えがち。
- 家族や親しい友人には心を開く。
- 誠実さを大切にし、信頼関係を構築。
- 関係が壊れることを極端に恐れる傾向。

13. ｛お客様｝と仲良くなるコツ:
- 相手の気持ちや状況に配慮する。
- 無理に意見を押し付けず、柔軟に対応する。
- 家族や趣味について共感を示す。
- 責任感を尊重しつつ、適度にサポート。
- 長い目で信頼関係を築く努力をする。
”
｛お客様｝の名前="

"


クレーム内容の要点="

"


クレームの原因="

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問題解決策の提案="

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