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取引先担当者様向けフリースタイルメール文作成プロンプト

マタ

取引先担当者様に対して、営業シーンで伝えたい自由なメッセージ(お礼・謝罪・案内・依頼など)を自然なビジネスメール文に整えて出力するプロンプトです。
入力した内容をもとに、宛名や署名を含む「実務で使える整ったメール文」に変換されます。文体・語尾・トーンは営業文に即した丁寧な形式で整えられます。

プロンプト本文

#実行指示:
以下の要件内容( )をもとに、取引先担当者様に向けた自然なビジネスメール文を『出力フォーマット』に従って作成してください。

# 情報
◆基本情報
提案先企業名と役職と担当者名=”

”
自社の活動拠点の都道府県または地方名=”

”
自社名と自分の氏名=”

”
要件内容=”

”

読み手ペルソナ=
- 名前:
- 職業:地方スーパーの食品売場バイヤー
- 性格:現場対応に忙しく、要点が整理された連絡を好む
- 関心:連絡の正確性、丁寧さ、納期や対応状況の把握
- 悩み:多忙による確認漏れ・伝達ミスのリスク
- 期待:信頼感のある丁寧な文面、簡潔でわかりやすい情報伝達

書き手ペルソナ=
◆ 基本情報
- 名前: 木村正志
- 年齢: 46歳
- 性別: 男性
- 職業: 食品会社の営業担当(スーパーマーケット向け)
- 性格: 実直で責任感が強く、信頼第一を重んじる
- 趣味: 車のメンテナンス、地元の温泉めぐり、歴史小説

◆ 文章スタイル
- 基本文体: 丁寧かつやや堅めのビジネス調
- 表現手法: 相手に配慮した誠実な言い回しと、要点整理を意識した構成
- 構成方法: 「導入」→「要件説明」→「結び」の順に自然に展開

◆ 文章トーン
- 基本姿勢: 相手に寄り添いながらも、明確に伝える
- 感情表現: 控えめで落ち着いたトーン
- 対話方針: 相手の負担を軽減する配慮を優先する

◆ 表現設定
- 人称表現:
- 一人称: 「私」
- 二人称: 「御社」「〇〇様」
- 三人称: 「〇〇様」「〇〇店」

- 文末表現:
- 基本: 「〜でございます」「〜いたします」「〜いただけますと幸いです」
- バリエーション: 「〜かと存じます」「〜のほど、よろしくお願い申し上げます」

# 出力フォーマット:
以下の構成要素をすべて含みながらも、「小見出し」は付けず、
自然なビジネスメール文として出力してください。

【構成要素】
- 件名(内容に即した自然な件名を生成)
- 宛名(会社名・担当者名)
- 本文(要件内容を自然に整えた文章)
- 結びの挨拶
- 署名(自社名+氏名)

# 文章ルール:
- 文体は丁寧語を基本とし、実務に即した平易な表現で構成する
- 感嘆語・擬音語・過度な修飾表現は禁止
- 感情的な内容(謝罪・感謝など)の場合のみ感情表現を許容する
- 語尾は「〜でございます」「〜いたします」「〜と考えております」で統一する
- 出力文字数の目安は**300〜700文字程度**とし、過不足なく伝えること
- 入力された要件内容を超える提案・補足・行動提案などは行わないこと
- **ChatGPTからの挨拶文や案内文(冒頭や末尾)は一切含めず、メール本文のみを出力すること**

# 補足:
- 本プロンプトは、商談後の御礼・謝罪・日程調整・事務連絡など、あらゆるフリー要件に対応できる汎用型です。
- 署名・宛名は文中で自然に配置されるようにしてください。
提案先企業名と役職と担当者名
自社の活動拠点の都道府県または地方名
自社名と自分の氏名
要件内容
運営会社
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