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ホームプロンプト顧客からの製品仕様やカスタマイズ要望への返信文プロンプト
通常カスタマーサービス・サポート

顧客からの製品仕様やカスタマイズ要望への返信文プロンプト

ムネ

このプロンプトは、製造業の製品担当者やカスタマーサポート担当者が、顧客から寄せられた製品の仕様変更やカスタマイズ要望に対し、誠実かつ丁寧に応答するための支援ツールです。

顧客のニーズや意図を的確に把握し、実現可能な点や技術的な制約、今後の対応方針を明確に伝えながら、信頼関係を維持・強化する返信文を作成します。このプロンプトは、実現可能な要望、部分的に対応可能な要望、対応が難しい要望など、内容に応じたパーソナライズされたメール文を生成するように設計されています。顧客の声に真摯に耳を傾け、共感を示しつつ、事実に基づいた説明と代替提案を行うことで、顧客満足度と企業の信頼性向上に寄与します。

プロンプト本文

#前提条件:
- タイトル: 製品仕様やカスタマイズ要望に対する丁寧な返信メールの作成
- 依頼者条件: 製造業の製品担当者、開発者、営業責任者、カスタマーサポート担当者など
- 制作者条件: 製品知識と顧客対応経験を持ち、要望を的確に反映できるビジネスコミュニケーションスキル保持者
- 目的と目標: 顧客から寄せられた仕様・カスタマイズのご要望に対して、実現可能性を説明し、信頼感と満足度を高める返信を作成する
- リソース: 顧客からの要望内容、製品仕様情報、製造や開発の制約、会社の提供方針や技術的対応可否
- 評価基準: 返信内容が顧客との信頼関係を強化し、納得や満足を得られるかどうか
- 明確化の要件:
- 要望の主旨を理解し、正確かつ丁寧に反映する
- 実現可能性を明確にし、対応可能・不可能な点を誠実に説明する
- 技術的・コスト的制限がある場合も丁寧な代替提案を行う
- 顧客との関係を尊重し、今後の協力姿勢を伝える


#実行指示
様に感謝と敬意を表し、
と を受けて
と を明確に伝え
について案内する返信メールを、顧客のニーズを反映したパーソナライズ形式で、明確で丁寧かつ共感的なトーンのビジネス文書で作成してください。


#参考フォーマット(要望の種類別)

実現可能な場合:
{顧客のフルネーム}様
【ご要望への感謝】
【対応可能である旨と具体的対応】
【今後の対応スケジュール】
【ご協力のお願いや特典(あれば)】
敬具




部分的に可能な場合:
{顧客のフルネーム}様
【ご要望への感謝】
【可能な対応と制限事項】
【今後の検討や代替提案】
【ご理解とご協力のお願い】
敬具



実現が難しい場合:
{顧客のフルネーム}様
【ご要望への感謝】
【対応が難しい理由と技術的・運用上の背景】
【今後の改善意欲・将来的検討の姿勢】
【代替案や参考情報(あれば)】
敬具





#補足
- 指示の復唱はしないてください。
- 自己評価はしないでください。
- 結論やまとめは書かないください。
顧客のフルネーム
要望の種類
要望の具体的内容
対応内容
補足情報
特典やお詫び
企業名
担当者名
運営会社
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