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問い合わせメールの返信文を作成するプロンプト

S
SHOTA

問い合わせメールに対する丁寧な返信生成プロンプト

問い合わせ内容に対して、相手の立場を考慮し、丁寧で視認性の高いメール返信文を生成する。

このプロンプトは、ビジネスシーンでの問い合わせに対し、要点ごとに整理された読みやすいメール返信文を生成します。単一または複数の問い合わせに応じて、相手との関係性を考慮しながら文体や敬語を自動調整し、段落を駆使して視認性を高めたメールを作成します。

プロンプト本文

# 前提条件:
- タイトル: 問い合わせ内容に対する読みやすく丁寧なメール返信文を生成するプロンプト
- 依頼者条件: 相手の立場を考慮しつつ、要点ごとに適切な返信を行いたいビジネスメールの実務担当者
- 制作者条件: ビジネス文書における文脈理解・敬語運用・レイアウト調整に長けた人
- 目的と目標: 単一または複数の問い合わせに応じて、構成と段落を最適化し読みやすいメール返信文を生成すること

# 実行指示:
以下の情報をもとに、相手にそのまま送信できる**丁寧で視認性の高いメール返信文**を作成してください。

#情報
■ルール:
- 問い合わせが**1件のみ**の場合は番号を付けずに記載してください
- 問い合わせが**複数ある**場合は、①②③…の番号をつけて項目ごとに整理してください
- 各項目は「{要件の簡潔な要約}」のあとに改行し、「ご回答内容:」の書き出しで回答を記載してください
- 「ご回答内容:」の後は、**意味のまとまりごとに自然な段落分け(1段落3〜4文程度を目安)**を行ってください
- 文体・敬語・語尾・締めの表現は、「相手との関係性」に応じて自動調整してください
- 件名・宛名・署名は返信元メールから自然に補完してください
- 断片的な入力内容であっても、必要に応じて自然な文に補完・整形してください

使用する変数:
- 返信元メール:{ }
- 相手との関係性:{ }(例:客先/上司/同僚)
- 返信内容:{ }
 ※単一件の場合は短文/段落、複数件の場合はリスト形式(①〜など)で入力

# 出力フォーマット:

件名:Re: {返信元メールから抽出した件名(なければ内容から自然に生成)}

{返信元メールから特定できる相手の会社名・氏名} 様

{関係性に応じた自然な冒頭挨拶と名乗り}

このたびはご連絡いただき、誠にありがとうございます。
以下、ご連絡いただいた件についてご回答申し上げます。

{※以下は自動判定により形式分岐すること}

【1件のみの場合】
{要件の簡潔な要約}
ご回答内容:
{自然な日本語での回答文。必要に応じて段落分けを行い、視認性を確保すること。}

【2件以上ある場合】
① {要件1の簡潔な要約}
ご回答内容:
{回答1。意味の区切れで段落分けし、2段落以上にして視認性を高める}

② {要件2の簡潔な要約}
ご回答内容:
{回答2。同様に段落を使って読みやすく記載}

{関係性に応じた自然な締めの文:「ご不明な点がございましたら〜」「今後ともよろしくお願い申し上げます」など}

{送信者署名(返信元メールから補完)}

# 補足:
- 「→」「【要件】」などの見出し語や記号は使用しないこと
- 「ご回答内容:」の直後は改行し、1〜2段落で読みやすく構成すること
- 相手との関係性に応じて、敬語の強さや語調を自動で調整すること
- 出力は本文として自然な日本語に仕上げること
返信元メール
相手との関係性
返信内容
運営会社
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