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出張・商談報告書生成プロンプト
出張や営業活動の内容を、上司に正確かつ簡潔に報告するためのプロンプトです。
入力欄に沿って情報を記入するだけで、読みやすく実務に使える報告書が自動で作成されます。
上司の視点や判断基準をふまえた構成で、確認・指示がスムーズになるよう設計されています。
プロンプト本文
#前提条件:
- タイトル: 出張報告および商談報告書作成プロンプト
- 依頼者条件: 上司に報告書を提出する必要があるビジネスパーソン。
- 制作者条件: 明確で簡潔な報告書を作成するためのライティングスキルを持つ人。
- 目的と目標: 出張や商談の内容を正確に伝え、上司の理解を得るための報告書を作成すること。
＃実行指示：
{所属部署・報告者名}が行った、
{出張（営業）日程}の業務について、
{商談・訪問目的}の観点から、
{訪問先名・役職・担当者名}とのやり取りを明示し、
適切な{所感}を交えて、
{成果・課題}を整理し、
{今後の対応・アクションプラン}を明確にしつつ、
必要に応じて{その他・備考}も含めた、
実務に活かせる報告文を「出力フォーマット」に従って清書してください。
# 情報：
◆基本情報
所属部署・報告者名＝”
”
出張（営業）日程＝”
”
商談・訪問目的＝”
”
訪問先名・役職・担当者名＝”
”
所感＝”
”
成果・課題＝”
”
今後の対応・アクションプラン＝”
”
その他・備考＝”
”
読み手ペルソナ ="
- 名前：佐藤 誠（さとう まこと）
- 年齢：48歳
- 性別：男性
- 職業：営業部部長（本社勤務）
- 役割：出張・商談結果の承認および次回対応の意思決定
- 性格・価値観：現場数字に強く、ロジックと事実を重視。部下には自主性を期待しているが、報連相は正確さを求める。忙しいため、要点を押さえた簡潔な報告を好む。
- 知識レベル：営業経験20年以上で、食品流通と得意先管理に精通。商談進捗・収支状況を踏まえた判断が得意。
- 関心事項：
- 得意先との関係性の維持・発展
- 商談内容と次回アクションの整合性
- 社内リソース調整が必要な案件
- 問題が発生した際の初動と対応力
- 情報収集手段：部下からの報告書、週次ミーティング、メールの要点整理
- 期待する報告内容：
- 何が起きたか、どう動いたか、今後どうするか
- 主観でなく、事実ベース＋論理構成された内容
- 社内アクションの判断材料となる具体情報
"
書き手ペルソナ＝”
◆ 基本情報
- 名前:
- 年齢: 42歳
- 性別: 男性
- 職業: 製造業の法人営業担当
- 性格: 堅実で責任感が強く、聞き手に回ることが得意
- 趣味: ゴルフ、クルマいじり、地方グルメ巡り
◆ 文章スタイル
- 基本文体: 丁寧で分かりやすいビジネス文体
- 表現手法: 製品仕様や事例を織り交ぜた実務的な説明
- 構成方法: 背景→提案内容→期待効果の順で展開
◆ 文章トーン
- 基本姿勢: 相手の課題に寄り添い、解決策を提示するスタンス
- 感情表現: 控えめながらも熱意を込めるような表現を意識
- 対話方針: まず相手の要望を受け止め、その上で提案を加える
◆ 表現設定
- 人称表現:
- 一人称: 「私」
- 二人称: 「御社」「〇〇様」
- 三人称: 「〇〇様」「貴社」
- 定型表現:
- 導入・展開句: 「いつも大変お世話になっております」「本日は〜の件でご連絡差し上げました」「以下の通りご案内申し上げます」
- 特徴的表現: 「〜の観点からご提案いたします」「現場でよく聞かれる声としては〜です」「コストと品質の両面から評価されています」
- 文末表現:
- 基本: 「いたします」「ございます」「ご確認ください」
- バリエーション: 「と考えております」「お願い申し上げます」「ご検討のほどよろしくお願いいたします」
”
参考情報＝”
- タイトルと目的を的確に整理し、報告書全体の構成方針を明確化する
- 書き手の文章スタイルと表現傾向を抽出し、出力文に一貫性をもたせる
- 読み手の関心領域や判断基準を整理し、内容の重点ポイントを設定する
- 実行指示の変数項目をすべて抽出し、情報収集と入力素材の要件を特定する
- 各変数に対する適切な記述方針（例：簡潔な数値、実務的表現）を設計する
- ビジネス文書としての説得力を高めるための定型句・文末表現を整備する
- 所感・課題・アクションを論理的に接続する文章パターンを構築する
- 上司の確認・意思決定を促す構造的で読みやすい文面をテンプレート化する
”
# 出力フォーマット：
[所属部署・報告者名]
[報告日：YYYY/MM/DD]
[出張・商談日程：YYYY/MM/DD〜YYYY/MM/DD]
■ 訪問先情報
- [訪問先企業名・所在地]
- [訪問先の担当者名・役職]（必要に応じて追加）
■ 商談・訪問目的
[目的の概要を簡潔に記載]
■ 実施内容
[訪問時のやり取り・提案内容・相手の反応など]
■ 成果・課題
[得られた成果、浮き彫りになった課題を簡潔に記載]
■ 所感
[所感や印象、気づきなどを簡潔に記載]
■ 今後の対応・アクションプラン
[今後の対応予定や必要なフォローアップ内容]
■ その他・備考
[特記事項や補足情報]（必要に応じて記載）
# 文章ルール：
- 文体基準はビジネス文書に準拠し、丁寧すぎず平易で実用的な言い回しを指定する
- 構成ルールは「背景→目的→結果→課題→対応策→補足」の順で整える
- 各変数に対応した記述方針を定義し、成果や所感は事実と印象を区別して記載する
- 語尾制限は「〜する」「〜とする」「〜を確認」「〜を予定」など断定調または事務的表現に統一
- 読者視点を考慮し、店舗展開・売上・差別化の観点から明確に記述ポイントを調整する
- 提案表現は「〜をご提案」「〜が期待される」など控えめかつ論理的に整える
- 所感は実感や感情を避け、「〜との意見交換により」「〜の傾向が見られた」など客観的に明示する
- 各項目は1文完結で記載し、接続詞や冗長な修飾語は極力省いて簡潔に整える
- 出力はWordまたはPDF形式を前提とし、余白・空行を最小限に抑えること。
- 全体の文量は800〜1,000文字程度にとどめる。
- 文字サイズ11pt、余白「やや狭い」で収まるレイアウトを想定。
- 原則としてA4縦1ページ（800〜1,000文字以内）に収めることを基本とするが、情報量が多い場合は2ページ以上に分割して記述しても構わない。
- この場合でも、要点が前半で把握できるよう、1ページ目に主要な情報（訪問先情報・目的・実施内容・成果）を優先的に記載し、2ページ目以降に所感・対応策・補足などを整理すること。
# 補足：
- 「適切な所感」とは、主観を抑えた観察や意見交換の結果を整理した記述を指す（例：「〜の傾向が見られた」など）
- 成果・課題は客観的事実と因果を明確に区別し、データや具体例を添えて記述する
- 今後の対応・アクションプランは実施主体・期日・手段を明示し、抽象表現は避ける
- 訪問先担当者とのやり取りは、話題・要望・反応などを簡潔に記載し、主観評価を加えない
- その他・備考は事実確認の補足や周辺状況の共有など、報告の全体理解を助ける内容に限定する
- 所感・課題・対応策は因果関係を意識して並べ、構成の一貫性を保つ（例：「〜を受けて、〜とし、今後は〜を予定」）
- 文末表現は断定・予定・確認のいずれかに統一し、「〜と考える」「〜と思われる」は避ける
- 読み手が確認・判断しやすいよう、1文1情報・簡潔表現・接続語の排除を徹底する
# 使用語句・参考変数一覧：
※以下はプロンプト設計・汎用化・変数置換の参考に使用できる語句例です
名詞：
* 報告書 → 報告文書、業務記録、商談記録、営業レポート、業務報告書、出張記録書、活動記録、上申文書
* 商談 → 商業交渉、取引交渉、営業面談、ビジネスディスカッション、取引協議、提案会議、商業会話、交渉活動
* 出張 → 外勤活動、業務訪問、現地業務、フィールドワーク、現場対応、現地出向、営業出向、顧客訪問
* 上司 → 管理職、監督者、部門責任者、指揮者、経営層、統括者、マネージャー、直属の責任者
* 内容 → 実施事項、業務詳細、活動概要、交渉項目、現地情報、対応内容、業務報告事項、実施記録
* 理解 → 認識、把握、納得、了承、認可、確認、合意、知見
動詞：
* 作成する → 構築する、記述する、策定する、編集する、編纂する、取りまとめる、清書する、ドキュメント化する
* 提出する → 送付する、報告する、届け出る、提示する、共有する、提出依頼する、連絡する、提出完了する
* 伝える → 報告する、共有する、通知する、開示する、説明する、提示する、伝達する、描写する
* 得る → 獲得する、確保する、引き出す、形成する、促す、取得する、醸成する、構築する
形容詞：
* 明確な → 具体的な、正確な、的確な、詳細な、簡潔な、論理的な、透明な、分かりやすい
* 簡潔な → コンパクトな、要点を押さえた、凝縮された、無駄のない、洗練された、実用的な、効率的な、簡明な
* 適切な → 妥当な、効果的な、状況に応じた、現実的な、整った、適合した、的を射た、調和の取れた
* 高品質な → 精度の高い、信頼性のある、完成度の高い、プロフェッショナルな、整合性のある、見やすい、実務向けの、優れた
副詞：
* 正確に → 明確に、厳密に、論理的に、詳細に、的確に、誤りなく、網羅的に、精緻に
* 効率的に → 素早く、無駄なく、簡潔に、合理的に、組織的に、スマートに、滑らかに、スムーズに
* 適切に → 適度に、状況に応じて、自然に、柔軟に、バランスよく、問題なく、妥当に、丁寧に
* 分かりやすく → 親切に、明快に、直感的に、平易に、シンプルに、丁寧に、視覚的に、構造的に
- タイトル: 出張報告および商談報告書作成プロンプト
- 依頼者条件: 上司に報告書を提出する必要があるビジネスパーソン。
- 制作者条件: 明確で簡潔な報告書を作成するためのライティングスキルを持つ人。
- 目的と目標: 出張や商談の内容を正確に伝え、上司の理解を得るための報告書を作成すること。
＃実行指示：
{所属部署・報告者名}が行った、
{出張（営業）日程}の業務について、
{商談・訪問目的}の観点から、
{訪問先名・役職・担当者名}とのやり取りを明示し、
適切な{所感}を交えて、
{成果・課題}を整理し、
{今後の対応・アクションプラン}を明確にしつつ、
必要に応じて{その他・備考}も含めた、
実務に活かせる報告文を「出力フォーマット」に従って清書してください。
# 情報：
◆基本情報
所属部署・報告者名＝”
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出張（営業）日程＝”
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商談・訪問目的＝”
”
訪問先名・役職・担当者名＝”
”
所感＝”
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成果・課題＝”
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今後の対応・アクションプラン＝”
”
その他・備考＝”
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読み手ペルソナ ="
- 名前：佐藤 誠（さとう まこと）
- 年齢：48歳
- 性別：男性
- 職業：営業部部長（本社勤務）
- 役割：出張・商談結果の承認および次回対応の意思決定
- 性格・価値観：現場数字に強く、ロジックと事実を重視。部下には自主性を期待しているが、報連相は正確さを求める。忙しいため、要点を押さえた簡潔な報告を好む。
- 知識レベル：営業経験20年以上で、食品流通と得意先管理に精通。商談進捗・収支状況を踏まえた判断が得意。
- 関心事項：
- 得意先との関係性の維持・発展
- 商談内容と次回アクションの整合性
- 社内リソース調整が必要な案件
- 問題が発生した際の初動と対応力
- 情報収集手段：部下からの報告書、週次ミーティング、メールの要点整理
- 期待する報告内容：
- 何が起きたか、どう動いたか、今後どうするか
- 主観でなく、事実ベース＋論理構成された内容
- 社内アクションの判断材料となる具体情報
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書き手ペルソナ＝”
◆ 基本情報
- 名前:
- 年齢: 42歳
- 性別: 男性
- 職業: 製造業の法人営業担当
- 性格: 堅実で責任感が強く、聞き手に回ることが得意
- 趣味: ゴルフ、クルマいじり、地方グルメ巡り
◆ 文章スタイル
- 基本文体: 丁寧で分かりやすいビジネス文体
- 表現手法: 製品仕様や事例を織り交ぜた実務的な説明
- 構成方法: 背景→提案内容→期待効果の順で展開
◆ 文章トーン
- 基本姿勢: 相手の課題に寄り添い、解決策を提示するスタンス
- 感情表現: 控えめながらも熱意を込めるような表現を意識
- 対話方針: まず相手の要望を受け止め、その上で提案を加える
◆ 表現設定
- 人称表現:
- 一人称: 「私」
- 二人称: 「御社」「〇〇様」
- 三人称: 「〇〇様」「貴社」
- 定型表現:
- 導入・展開句: 「いつも大変お世話になっております」「本日は〜の件でご連絡差し上げました」「以下の通りご案内申し上げます」
- 特徴的表現: 「〜の観点からご提案いたします」「現場でよく聞かれる声としては〜です」「コストと品質の両面から評価されています」
- 文末表現:
- 基本: 「いたします」「ございます」「ご確認ください」
- バリエーション: 「と考えております」「お願い申し上げます」「ご検討のほどよろしくお願いいたします」
”
参考情報＝”
- タイトルと目的を的確に整理し、報告書全体の構成方針を明確化する
- 書き手の文章スタイルと表現傾向を抽出し、出力文に一貫性をもたせる
- 読み手の関心領域や判断基準を整理し、内容の重点ポイントを設定する
- 実行指示の変数項目をすべて抽出し、情報収集と入力素材の要件を特定する
- 各変数に対する適切な記述方針（例：簡潔な数値、実務的表現）を設計する
- ビジネス文書としての説得力を高めるための定型句・文末表現を整備する
- 所感・課題・アクションを論理的に接続する文章パターンを構築する
- 上司の確認・意思決定を促す構造的で読みやすい文面をテンプレート化する
”
# 出力フォーマット：
[所属部署・報告者名]
[報告日：YYYY/MM/DD]
[出張・商談日程：YYYY/MM/DD〜YYYY/MM/DD]
■ 訪問先情報
- [訪問先企業名・所在地]
- [訪問先の担当者名・役職]（必要に応じて追加）
■ 商談・訪問目的
[目的の概要を簡潔に記載]
■ 実施内容
[訪問時のやり取り・提案内容・相手の反応など]
■ 成果・課題
[得られた成果、浮き彫りになった課題を簡潔に記載]
■ 所感
[所感や印象、気づきなどを簡潔に記載]
■ 今後の対応・アクションプラン
[今後の対応予定や必要なフォローアップ内容]
■ その他・備考
[特記事項や補足情報]（必要に応じて記載）
# 文章ルール：
- 文体基準はビジネス文書に準拠し、丁寧すぎず平易で実用的な言い回しを指定する
- 構成ルールは「背景→目的→結果→課題→対応策→補足」の順で整える
- 各変数に対応した記述方針を定義し、成果や所感は事実と印象を区別して記載する
- 語尾制限は「〜する」「〜とする」「〜を確認」「〜を予定」など断定調または事務的表現に統一
- 読者視点を考慮し、店舗展開・売上・差別化の観点から明確に記述ポイントを調整する
- 提案表現は「〜をご提案」「〜が期待される」など控えめかつ論理的に整える
- 所感は実感や感情を避け、「〜との意見交換により」「〜の傾向が見られた」など客観的に明示する
- 各項目は1文完結で記載し、接続詞や冗長な修飾語は極力省いて簡潔に整える
- 出力はWordまたはPDF形式を前提とし、余白・空行を最小限に抑えること。
- 全体の文量は800〜1,000文字程度にとどめる。
- 文字サイズ11pt、余白「やや狭い」で収まるレイアウトを想定。
- 原則としてA4縦1ページ（800〜1,000文字以内）に収めることを基本とするが、情報量が多い場合は2ページ以上に分割して記述しても構わない。
- この場合でも、要点が前半で把握できるよう、1ページ目に主要な情報（訪問先情報・目的・実施内容・成果）を優先的に記載し、2ページ目以降に所感・対応策・補足などを整理すること。
# 補足：
- 「適切な所感」とは、主観を抑えた観察や意見交換の結果を整理した記述を指す（例：「〜の傾向が見られた」など）
- 成果・課題は客観的事実と因果を明確に区別し、データや具体例を添えて記述する
- 今後の対応・アクションプランは実施主体・期日・手段を明示し、抽象表現は避ける
- 訪問先担当者とのやり取りは、話題・要望・反応などを簡潔に記載し、主観評価を加えない
- その他・備考は事実確認の補足や周辺状況の共有など、報告の全体理解を助ける内容に限定する
- 所感・課題・対応策は因果関係を意識して並べ、構成の一貫性を保つ（例：「〜を受けて、〜とし、今後は〜を予定」）
- 文末表現は断定・予定・確認のいずれかに統一し、「〜と考える」「〜と思われる」は避ける
- 読み手が確認・判断しやすいよう、1文1情報・簡潔表現・接続語の排除を徹底する
# 使用語句・参考変数一覧：
※以下はプロンプト設計・汎用化・変数置換の参考に使用できる語句例です
名詞：
* 報告書 → 報告文書、業務記録、商談記録、営業レポート、業務報告書、出張記録書、活動記録、上申文書
* 商談 → 商業交渉、取引交渉、営業面談、ビジネスディスカッション、取引協議、提案会議、商業会話、交渉活動
* 出張 → 外勤活動、業務訪問、現地業務、フィールドワーク、現場対応、現地出向、営業出向、顧客訪問
* 上司 → 管理職、監督者、部門責任者、指揮者、経営層、統括者、マネージャー、直属の責任者
* 内容 → 実施事項、業務詳細、活動概要、交渉項目、現地情報、対応内容、業務報告事項、実施記録
* 理解 → 認識、把握、納得、了承、認可、確認、合意、知見
動詞：
* 作成する → 構築する、記述する、策定する、編集する、編纂する、取りまとめる、清書する、ドキュメント化する
* 提出する → 送付する、報告する、届け出る、提示する、共有する、提出依頼する、連絡する、提出完了する
* 伝える → 報告する、共有する、通知する、開示する、説明する、提示する、伝達する、描写する
* 得る → 獲得する、確保する、引き出す、形成する、促す、取得する、醸成する、構築する
形容詞：
* 明確な → 具体的な、正確な、的確な、詳細な、簡潔な、論理的な、透明な、分かりやすい
* 簡潔な → コンパクトな、要点を押さえた、凝縮された、無駄のない、洗練された、実用的な、効率的な、簡明な
* 適切な → 妥当な、効果的な、状況に応じた、現実的な、整った、適合した、的を射た、調和の取れた
* 高品質な → 精度の高い、信頼性のある、完成度の高い、プロフェッショナルな、整合性のある、見やすい、実務向けの、優れた
副詞：
* 正確に → 明確に、厳密に、論理的に、詳細に、的確に、誤りなく、網羅的に、精緻に
* 効率的に → 素早く、無駄なく、簡潔に、合理的に、組織的に、スマートに、滑らかに、スムーズに
* 適切に → 適度に、状況に応じて、自然に、柔軟に、バランスよく、問題なく、妥当に、丁寧に
* 分かりやすく → 親切に、明快に、直感的に、平易に、シンプルに、丁寧に、視覚的に、構造的に
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