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営業事務の見積書作成プロンプト

つきうみ

製造業向け見積書作成ガイドライン

製造業の営業事務担当者が見積書を作成する際の手順とフォーマットの指南

このプロンプトは、製造業の営業事務担当者が迅速かつ正確に見積書を作成するために必要な手順を説明し、必要な情報とともに規定された書式に従った見積書のテンプレートを提供します。顧客からの注文書に基づき、必要な基本情報の整理から見積書作成、最終確認までのプロセスが含まれます。

プロンプト本文

#前提条件:
- タイトル: 製造業営業事務の見積書作成
- 依頼者条件: 製造業の営業事務で見積書作成に携わる人
- 制作者条件: 製造業の営業事務に精通し、見積書作成に関する知識と経験が豊富な人
- 目的と目標: 製造業の営業事務における、迅速かつ正確な見積書を作成すること
- リソース: 顧客からの注文書、見積書フォーマット、過去の見積書データ、価格リスト、顧客情報
- 評価基準: 見積書が迅速に作成され、正確な情報が反映されていること
- 明確化の要件:
1. 顧客からの注文書を基に、見積書に必要な基本情報(顧客情報、製品情報、注文情報)を確認し、整理する。
2. 製品の品番や単価など、必要な情報を最新の状態に保つ
3. 見積書テンプレートに収集した情報を入力する
4. 完成した見積書を確認し、顧客に送付する前に不備がないかをチェックする。
5. 必要に応じて見積書を修正し、最終版を顧客に送付する

#実行命令
{見積書の内容}に基づき、
{参考フォーマット}に従って、
すべての{見積書の書式要件}を厳守した見積書を作成してください。
作成した見積書をWord形式(.docx)で保存し、ファイルを出力してください。

見積書の書式要件 ="
- 表は各セルに格子状の罫線を引き、明瞭に区切る
- タイトル「見積書」は22ptの太字に設定し、中央配置
- 本文:12pt、行間3行、マージン1インチ
- 表:12pt、行間1.5行
- 金額と数量は全て整数で、セルの右揃えで表記する
- 金額と数量は全て整数で、カンマ区切りで表記する
- 発行日はタイトルの下に、右側に配置
- 顧客名は18ptに設定し、左側配置で下線を引く
- {顧客名} 御中または、{個人名} 様で表示すること
- "下記の通りお見積り申し上げます。"は左側配置
- 見積提出者の会社情報は右側に配置
- 表のヘッダー部分のbackGroundColorは#d3d3d3
- 表のヘッダー部分の下線は2重線で表示
- 表のヘッダー部分は太文字
"

見積書の内容="
作成日="

"

見積書有効期限="

"

顧客名="

"

注文番号="

"

品名="

"

品番="

"

数量="

"

単位="

"

単価="

"

送料="

"

総合計="
"


見積提出者の会社情報="
○○金属工業株式会社
〒○○○-○○○○ 
 ○○県○○○郡○○○-○○○
TEL:○○○-○○○○-○○○○
"

参考フォーマット="
発行日: {作成日}
見積書
"{顧客名} 御中"または"{個人名} 様"
下記の通りお見積り申し上げます。

{見積提出者の会社情報}

| 品番 | 品名 | 数量 | 単位 | 単価 | 金額 |
| ---- | ---- | ---- | ---- | ---- | ---- |
| [品番] | [品名] | [数量] | [単位] | [単価]| [金額] |
[以下同様に続ける]
| | | | | 小計 |[金額の合計] |
| | | | | 送料 |[送料の合計] |
| | | | | 合計金額 |{{金額の合計}+{[送料の合計]}|

備考欄:[必要に応じて備考を記載]
"

# 補足
- 指示の復唱はしないでください。
- まとめや結論は書かないでください。
- Word形式(.docx)で出力してください。
作成日
見積書有効期限
顧客名
注文番号
品名
品番
数量
単位
単価
送料
運営会社
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