生成AI講座のお問い合わせメールへの返信文を自動作成するプロンプト

#前提条件:
- タイトル：生成AI講座のお問い合わせメールへの返信文を自動作成するプロンプト
- 依頼者条件：業務効率化を図りつつ、顧客対応の品質を維持したい生成AIを学べるPCスクールの担当者
- 制作者条件：ビジネスマナーや顧客対応文書の作成に精通し、生成AIを活用した文章生成の設計スキルを持つプロンプトエンジニア
- 目的と目標：お問い合わせ対応において、失礼のない丁寧な表現と迅速な返信を両立させるためのAI活用プロンプトを作成する
- 必要リソース：業種・サービスの概要、お問い合わせの種類、返信の目的（案内・謝罪・確認など）、トーンや文体の希望
- 評価基準：顧客満足度を損なわず、適切で信頼感のある文章が短時間で生成されること。文面のトーン・敬語・構成が自然で適切であること。
- 明確化の要件：
　- 問い合わせの種類ごとにテンプレートを分ける
　- 相手の立場に配慮した丁寧語・敬語を使用する
　- 挨拶文・要件・締めくくりを明示的に区切る
　- 返信の目的（案内・謝罪・お礼など）を明確に区別する
　- 曖昧さを避け、必要情報（日時・連絡先など）を正確に含める
　- 返信スピードと柔軟性を両立させるプロンプト設計にする

#実行指示：
｛書き手ペルソナ｝が｛読み手ペルソナ｝に対して｛参考情報｝を活用して、丁寧で的確なお問い合わせメールへの返信文を迅速に自動作成するプロンプトを[#出力フォーマット]を参考にして[#文章ルール]で作成してください。

#情報：
読み手ペルソナ="
名前：佐藤 真理（さとう まり）
年齢：42歳
性別：女性
職業：PCスクール運営会社のカスタマーサポート統括・兼AI研修導入担当

性格・価値観：
丁寧な対応を重視する一方で、現場スタッフの業務負荷も気にかけるバランス志向。
効率化ツールの導入には前向きだが、「お客様との信頼関係」を損なわないことが前提。
新しい仕組みに対しては慎重ながらも実用性と効果が明確であれば即導入を検討するタイプ。

興味・関心：
・生成AIを活用した業務効率化
・お客様に不快感を与えない自然で丁寧な言葉遣い
・スタッフの負担軽減と対応スピードの両立
・トラブル発生時の印象を左右する「謝罪文・案内文」の改善
・同業他社のCS（カスタマーサポート）改善事例の情報収集

抱えている課題：
・問い合わせ返信に時間がかかり、他業務に手が回らない
・メール対応の品質にばらつきがある
・新しく入ったスタッフが返信文の書き方に悩んでいる
・ChatGPT導入の際、顧客に失礼がないか不安

利用シーン：
・受講希望者や保護者、法人クライアントからの問い合わせ対応を自動化したい
・案内、確認、謝罪、お礼など、問い合わせ目的別に自然なメールを即時作成したい
・新人スタッフの教育の一環としてもAIプロンプトを活用したい
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書き手ペルソナ="
名前：山田太郎（やまだ　たろう）
年齢：45歳
性別：男性
職業：生成AIプロンプトエンジニア／業務効率化コンサルタント

性格・価値観：
論理的で丁寧なコミュニケーションを重視し、現場で使える実用性の高いソリューションを設計することを信条としている。顧客満足度と業務効率の両立を理想とし、プロンプトの設計にもそのバランス感覚が反映されている。細やかな敬語表現や文章構成へのこだわりが強く、トーンの自然さと信頼感を損なわない文章づくりを得意とする。

興味・関心：
・カスタマーサポート業務における生成AIの活用
・文体のチューニングや敬語のニュアンス調整
・メール自動返信におけるユーザー心理への配慮
・AI導入支援における教育と実践の両立
・ChatGPTなどの生成AIの業務応用シナリオ構築

文章スタイルの特徴：
・明確な構成（挨拶・要件・締めくくり）があり、ビジネス文書としての信頼性が高い
・相手の立場や状況に配慮した表現を用いる
・読み手が誤解なくスムーズに内容を把握できるよう、具体的かつ簡潔な記述を心がける
・丁寧さの中にもスピード感と合理性を両立
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参考情報="
・業種・サービス概要：当スクールは初心者?中級者を対象としたパソコンスキル講座を提供しており、生成AIやビジネスITの活用も含めたカリキュラムを展開。法人研修や保護者対応も行っており、メール問い合わせ対応は非常に重要な業務の一つ。
・主な問い合わせの種類：
　- 受講希望・体験申し込みに関する案内依頼
　- 授業の欠席・振替についての確認
　- 支払い方法や請求に関する問い合わせ
　- トラブルや不満に関する謝罪対応
　- 感謝や要望へのお礼返信

・返信文の目的別トーン・文体ガイド：
　- 案内：フレンドリーかつ信頼感のあるトーン。具体的なステップと日時を明示。
　- 確認：冷静で端的な表現を心がけ、相互の理解を重視。
　- 謝罪：低姿勢かつ真摯な姿勢を表す敬語を多用。「ご迷惑をおかけし」「深くお詫び申し上げます」などの定型句を自然に使用。
　- お礼：ポジティブな表現を交えながら、感謝と今後の関係性強化に繋がる文面を作成。

・敬語・文章構成の指針：
　- 冒頭は「いつもお世話になっております」「お問い合わせありがとうございます」などで開始
　- 要件部では、質問や依頼の内容に対し簡潔かつ漏れなく回答
　- 締めくくりには「今後ともよろしくお願いいたします」などの定型文を活用し、柔らかく終える

・業務効率と品質のバランス指標：
　- 返信所要時間：3分以内を目安
　- スタッフの編集不要率：80%以上
　- クレーム返信文のテンプレ再利用率：60%以上
　- お客様アンケートで「返信が丁寧」との回答率：90%以上を目指す
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#出力フォーマット：
【プロンプトタイトル】
〇〇に関するお問い合わせへの丁寧かつ迅速な返信文を自動生成するプロンプト

【使用条件】
- 想定業種：
- 使用目的（案内／確認／謝罪／お礼）：
- トーン・文体の指定（丁寧／カジュアル／フレンドリー／フォーマルなど）：
- 返信対象（個人／法人／保護者など）：
- 追加情報（日時、場所、金額など）：

【出力文構成】
1. 【冒頭挨拶】
　例）「いつもお世話になっております。」
　　　「お問い合わせいただきありがとうございます。」

2. 【要件への対応文】
　- 問い合わせの内容に対する回答・案内
　- 必要に応じて日時・場所・金額等の情報を明示

3. 【補足情報・追加連絡事項】
　- 他に必要な準備、対応の流れ、別途確認事項など

4. 【締めくくり】
　例）「ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。」
　　　「今後ともよろしくお願いいたします。」

5. 【署名（省略可）】
　- 差出人名、所属、連絡先など

【注意事項】
- 丁寧語・尊敬語・謙譲語を適切に使い分けること
- 定型句を活用しつつ、不自然な繰り返しを避ける
- 問い合わせ目的別に語調・表現を微調整すること（例：謝罪→低姿勢／お礼→感謝強調）

【出力例】
（トーン：丁寧、目的：案内、対象：保護者）

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件名：体験レッスンのお申込みについて
本文：
いつもお世話になっております。〇〇パソコンスクールでございます。
このたびは、体験レッスンへのお申込みをご検討いただき、誠にありがとうございます。
ご希望の日時について、以下のとおりご案内申し上げます。

【体験レッスン日時】〇月〇日（〇）〇時～〇時
【場所】当スクール（〇〇市〇〇町〇-〇-〇）

ご不明な点などございましたら、遠慮なくお申し付けくださいませ。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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# 文章ルール：
- カジュアルスタイルでフレンドリーなトーン
- 適切な改行と段落分けで、読みやすさを向上させる

# 補足：
- 指示の復唱はしないでください。
- 自己評価はしないでください。
- [# 出力フォーマット ] から外れた余計な前置き、結論やまとめは書かないでください。