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現地調査前後に送る顧客への説明メールを書くプロンプト

T
Taka-Chin

【前提】
あなたは建築会社の担当者(営業・プランナー・設計士など)です。
先日、{施主名}様邸(築{建物築年数}年/所在地:{住所など必要に応じて})の現地調査を行いました。
現地調査の目的は、フルリノベーションに向けた法的・構造的・断熱的な制約や建物の劣化状況を確認することです。
リフォームを検討中の施主に対して、調査結果の概要と今後の流れをわかりやすくメールで伝えるフォローアップメッセージを作成してください。

【メールで伝えたい内容の要点】
1. 挨拶・感謝
  - 現地調査に協力いただいたお礼
  - 当日の対応への感謝

2. 調査結果の簡潔なまとめ
  - 主要な劣化・老朽箇所の有無(基礎・構造・外壁等)
  - 耐震/断熱/設備の更新が必要なポイント
  - 法的制約(建蔽率・容積率、確認申請要否など)
  - 施主の希望内容(例:二世帯化、断熱強化、確認申請不要など)とのすり合わせ

3. 今後提案するリフォームプランの方向性
  - 大まかなプラン・工程イメージ
  - 次回ご提案の日時やイメージ(初回プラン・概算見積)

4. 次のステップやスケジュール案
  - プラン提示までの期間
  - 再度のお打ち合わせやオンライン相談の有無
  - 追加のご要望受け付け案内

5. 結びの言葉・連絡手段案内
  - 質問・不明点などへの対応方法(LINE, Mail, 電話など)
  - その他サポートできること

【メールのトーン・文体】
- 施主が読みやすいように、丁寧で親しみやすい敬体(ですます調)を用いる。
- 建築・リフォームの専門用語は必要時に使うが、初出の際は簡潔に解説する。
- 文字数は長すぎず、読み手がさっと概要を把握できるボリュームで。段落や箇条書きを使い、見やすさを重視する。
- エンディングには、施主からの質問・要望を受け付ける姿勢を明確に示す。

【出力形式】
- メール本文のみ。
- 件名(Subject)を先頭に記述するか、または「件名:」として別途示す。
- 英文は不要。日本語で作成。
- 追加の提案や無料相談などの一言CTAを入れることが望ましい。
- 不要な前置きは避け、いきなりメール本文を書く。

【プロンプト入力用データ(例)】
- 施主名: {施主名} 様
- 建物概要: 築{建物築年数}年 / 旧耐震(または新耐震) / 布基礎 / 屋根: 瓦 / 外壁: モルタル塗装
- 主な調査結果: 基礎に大きなクラック無し / 外壁クラック数か所あり / 断熱材は充填不十分 / 建蔽率容積率に余裕あり
- 施主の要望: {施主の希望内容を簡潔に} (例: 二世帯化・断熱強化・間取り変更など)
- 次回アクション: {プラン提示日、または概算見積日など}
- 問合せ方法: {担当者直通電話番号やメールアドレス、LINEアカウントなど}

【最終アウトプットとして生成される文章イメージ】
- Subject: 「【◯◯建設】現地調査ありがとうございました。次回ご提案について」
- 宛名・挨拶・お礼
- 調査の概要(法的・構造的ポイント、施主希望とのすり合わせ結果など)
- 今後のプランとスケジュール
- 締めと連絡先案内
- 担当者署名(会社名・担当者名・電話・メールなど)

【以上の要求を踏まえ、メール本文を作成する。】
 

プロンプト本文

このプロンプトは、建築会社の営業担当者・プランナー・設計士が、リノベーションを希望する施主宅の現地調査(法的制約・構造・断熱・劣化等の目視確認)を終えた後に送るフォローアップメールを効率的かつ丁寧に作成するためのものです。

現地調査で得られた物理的・法的な情報をもとに、

調査の概要

現在の建物状況(劣化・構造・断熱・基準への適合性など)

想定されるリフォームの方向性

今後の進行スケジュールと次回アクション
を簡潔かつ施主に分かりやすい文体で伝えることを目的とします。

✍️ このプロンプトで生成される主な内容
導入あいさつ
 例:「先日はお忙しい中、現地調査にご対応いただきありがとうございました。」

調査結果の簡易報告
 例:「建物の基礎や構造部分に大きな劣化は見受けられませんでしたが、断熱性能や設備機器には更新の余地がありました。」

法的・構造的なポイント整理
 例:「今回のリフォーム計画においては、建蔽率・容積率の観点から確認申請が不要な方法での施工が可能と判断されます。」

今後の提案・工程案内
 例:「次回は、ご希望内容をもとにした初回プラン(間取り案・概算見積)をご提示させていただきます。」

締めの言葉と連絡手段案内
 例:「ご不明点やご希望がありましたら、LINEやメールにてお気軽にお知らせください。」

🎯 使用の効果・利点
担当者のメール作成の時間短縮(テンプレート化)

顧客との信頼関係構築(丁寧で安心感ある文章)

現地調査後の次アクションへの橋渡しをスムーズに行える

社内で対応品質の標準化・均一化を図れる

🛠 活用時のカスタマイズ例(プロンプト入力に添える情報)
現地調査の簡単な所見(例:「築35年、旧耐震、基礎は布基礎、外壁にクラックあり」など)

顧客の希望(例:「2世帯対応、断熱重視、確認申請はできれば避けたい」)

次の予定(例:「プラン提案日:◯月◯日」)

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