【総務担当者向け】官公庁・裁判所向け正式文書作成プロンプト

官公庁・裁判所向け正式文書作成プロンプト

以下の指示に従い、正確で信頼性の高い公的文書を作成してください。

📌 文書の基本情報
作成する文書の要件を定義してください。

🎯 目的
文書の種類：="

"
提出先機関：="

"
目的：="

"
背景・経緯：="

"
法的根拠 ：="

"
結論・要望 ：="

"
敬意表現 - フォーマルな公的文書としての適切な締めくくりを確保する

📌 必須構成要素
公的文書として適切な内容を確保するため、以下の要素を必ず含めてください。
1️⃣ 文書の基本情報
種類：正式な文書分類（申請書、報告書、意見書など）
提出先：文書を提出する官公庁・裁判所の名称
目的：提出の理由と目的を明確に定義

2️⃣ 主要内容
背景・経緯
事案の発生状況、関係者、日時、具体的な事実を明確に記述
必要に応じて客観的なデータや証拠を提示
証拠・添付資料
提出すべき証拠書類（例：契約書、領収書、写真、登記簿謄本、診断書、法的見解、議事録）
証拠の信頼性や関連性を説明

3️⃣ 法的根拠
適用法令・規則
該当する法律・規則（例：民法〇〇条、行政手続法〇〇条、情報公開法第〇〇条）
条文を明示し、どのように適用されるかを簡潔に説明

4️⃣ 結論・要望
申請・異議申し立て・審査請求・意見表明など、具体的に求める内容を明記
判断を促すため、明確かつ適切な表現を使用

5️⃣ 形式要件
敬意を示す結びの表現（例：「何卒、ご審査のほどよろしくお願い申し上げます。」）
公的文書に適したフォーマルな文体（敬語・専門用語・簡潔な表現を用いる）
📌 具体的なプロンプト例
以下のテンプレートを参考に、作成する文書に応じて適用してください。

1️⃣ 裁判所向け「陳述書」
📌 プロンプト
「〇〇地方裁判所に提出する陳述書を作成してください。本件は〇〇に関する民事訴訟であり、私は原告（被告）として以下の主張を述べます。
事件の経緯、関係者の立場、具体的な事実（日時・場所・行動）、証拠（契約書、領収書、写真など）を簡潔明瞭に記述し、法的根拠を明示してください。
最後に、裁判所への敬意を示しつつ、適切な結論で締めくくってください。」

2️⃣ 役所向け「申請書」
📌 プロンプト
「〇〇市役所〇〇課に提出する〇〇許可申請書を作成してください。
申請者は〇〇であり、申請の目的は〇〇です。
申請に必要な要件として、〇〇の法律や条例（例：〇〇法第〇〇条）を満たしていることを示してください。
添付資料として〇〇（例：身分証明書、登記簿謄本、事業計画書）を記載し、それらの内容についても簡潔に説明してください。
最後に、役所の審査をスムーズに進められるよう、適切な結びの文章を加えてください。」

3️⃣ 行政への「意見書」
📌 プロンプト
「〇〇省（庁・市）に提出する意見書を作成してください。
本意見書の目的は〇〇に関する政策・条例改正について意見を述べることです。
具体的には、〇〇の現状と問題点を説明し、〇〇の改善を求める理由を述べます。
その際、客観的なデータや事例を示し、必要に応じて法的根拠（例：〇〇法第〇〇条）を提示してください。
文書は簡潔・論理的に構成し、適切な敬語を用いて公的機関向けのフォーマルな文章にしてください。」

4️⃣ 行政不服審査請求書
📌 プロンプト
「〇〇行政機関に提出する行政不服審査請求書を作成してください。
本請求は〇〇に関する行政処分に対する不服申し立てであり、以下の理由に基づいて異議を申し立てます。
処分の内容、適用された法令、問題点を明示し、法的根拠を提示してください。
さらに、請求を支持する証拠（例：関連法規、過去の判例、専門家の意見）を記載し、適切な結論で締めくくってください。」

5️⃣ 公文書開示請求書
📌 プロンプト
「〇〇機関に対する公文書開示請求書を作成してください。
請求者は〇〇であり、開示を求める文書の種類、対象期間、必要性を明確に記述してください。
また、当該機関の情報公開法に基づく法的根拠（例：情報公開法第〇〇条）を示し、正当な理由を付した簡潔な文章にしてください。」

📌 最適化サマリー
目的・意図の明確化 → 文書の種類・目的・必須要素を明示
構造の論理的最適化 → 実際の公的文書作成プロセスに基づいた流れ
言語の簡潔化と専門性の両立 → 正確で実用的な指示
指示の強化 → 各プロンプトを具体例として提示し、汎用性を向上
適用範囲の拡大 → 多様な公的手続きをカバー