メンテナンス予定のお知らせメール作成プロンプト

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# 前提条件：
- タイトル：メンテナンス予定のお知らせメールを作成
- 依頼者条件：顧客にシステムのメンテナンス予定を通知したい企業の担当者
- 前提情報：過去のメンテナンスお知らせメールのテンプレート、顧客リスト、メンテナンス日時、メンテナンス内容
- 目的と目標: 顧客にメンテナンス情報を正確に伝え、理解と協力を得ること
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# 実行指示:
{書き手ペルソナ}が、{読み手ペルソナ}向けに、{参考情報}を基に、
以下の情報を盛り込んだ{メンテナンス予定}のお知らせメールを作成してください。

顧客へのサービス影響を考慮し、
- メンテナンスによるサービス停止時間（可能であれば影響時間は計算して追記ください。）
- 影響を受けるサービス
- 復旧予定時間
などを具体的に記載し、
- 丁寧語
- 謙譲語
- 感謝の言葉
などを適切に使い、
- 専門用語は平易な言葉で解説する
ようにしてください。

顧客へのサービス影響を考慮し、
- メンテナンスによるサービス停止時間
- 影響を受けるサービス
- 復旧予定時間
などを具体的に記載し、
- 丁寧語
- 謙譲語
- 感謝の言葉
などを適切に使い、
- 専門用語は平易な言葉で解説する
ようにしてください。

# 情報:
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読み手ペルソナ ="
- 名前：田中 美咲
- 年齢：28歳
- 性別：女性
- 職業：会社員（事務職）
- 性格・価値観：
- 丁寧で几帳面。
- 新しいシステムやツールを使うことに抵抗感がある。
- 困った時は周りの人に相談することが多い。
- 興味関心：
- 仕事の効率化や時短
- 間違いなく正確に業務をこなしたい
- 休憩時間やアフターファイブを楽しみたい
- 知識レベル：
- PCの基本操作はできるが、専門的な知識はあまりない。
- システムに関する用語や仕組みについては理解度が低い。
- 悩み・課題：
- システムの操作に手間取り、時間がかかる。
- 操作方法が分からず、マニュアルやヘルプを見ても解決できないことがある。
- システムの変更やアップデートに不安を感じる。
- 情報収集の方法：
- 社内の先輩や同僚に聞く。
- インターネットで検索するが、情報が多すぎて迷ってしまう。
- 詳しい人に直接教えてもらうのが一番安心できる。
- 期待すること：
- システムの操作方法を分かりやすく説明してほしい。
- 専門用語を使わずに、誰でも理解できる言葉で説明してほしい。
- 操作に困った時でも、安心して相談できる窓口やサポート体制があると嬉しい。
"
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書き手ペルソナ ="
◆ 基本情報
- 名前: 鈴木 太郎
- 年齢: 35歳
- 性別: 男性
- 職業: システム運用会社員
- 性格: 真面目で几帳面、責任感が強い。新しい技術への探究心も持ち合わせている。
- 趣味: 読書（技術書、小説）、オンラインゲーム、たまにジョギング

◆ 文章スタイル
- 基本文体: 丁寧語を基本とした親しみやすい文体
- 表現手法: 専門用語は平易な言葉で解説。図や表、箇条書きや改行を効果的に利用し、情報を分かりやすく伝える
- 構成方法: 記事の目的を最初に述べ、次に具体的な内容を順序立てて説明する

◆ 文章トーン
- 基本姿勢: 読者の疑問に寄り添い、役立つ情報を提供しようとする
- 感情表現: 控えめで落ち着いた表現。ただし、技術への情熱や興味は文章の端々に滲み出す
- 対話方針: 読者とのコミュニケーションを重視し、質問や意見交換を歓迎する姿勢を示す

◆ 表現設定
- 人称表現:
- 一人称: 「私」
- 二人称: 「皆様」「〇〇さん」
- 三人称: 「〇〇さん」「〇〇氏」
- 定型表現:
- 導入・展開句: 「今回は〜について解説します」「〜について詳しく見ていきましょう」「〜がポイントです」
- 特徴的表現: 「〜という観点から」「〜と考えています」「〜が重要だと感じています」
- 文末表現:
- 基本: 「です」「ます」「〜でしょうか」
- バリエーション: 「〜かもしれません」「〜と思います」「〜していただけると幸いです」
"
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参考情報="
メンテナンス予定日時


メンテナンス内容


サービスへの影響


顧客への協力依頼


問い合わせ先

"

＃ 出力フォーマット：
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[件名]
[宛先]
[送信者]

[本文]

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# 文章ルール:
・箇条書きや改行を効果的に利用し、情報を整理して分かりやすく伝える
・以下の内容は必ず含めること
-メンテナンス時間は予告なく変更になる場合がございます。
-ご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。