お客様へのクレームメール返信のプロンプト

# 前提条件：
- タイトル：お客様へのクレームメールに適切に返信するメールを作成する
- 依頼者条件：クレーム対応の担当者
- 前提情報：客様の怒りの度合いに応じた適切な対応文を理解し、柔軟に文章を調整できる能力
- 目的と目標: 迅速で誠実な対応によりお客様の不満を解消し、関係改善を図る

# 実行指示：
以下の条件に従い、クレームメールの返信文を作成してください：
- 顧客の怒りの度合い（1～3）に基づいて、返信文のトーンや対応方針を調整してください。
- お怒り度合い【1】：軽い不満が中心であるため、柔らかく丁寧な表現で誠実に対応してください。
- お怒り度合い【2】：明確な不満があるため、謝罪を含め、問題の原因や経緯を簡潔に説明してください。
- お怒り度合い【3】：非常に高い怒りがあるため、文頭で謝罪を強調し、迅速かつ具体的な解決策を提案してください。
- 冷静かつ礼儀正しい文体で、具体的な解決策を明示してください。
- 最後に感謝・謝罪を述べ、署名を必ず固定形式で記載してください。


# 情報：
宛先=" "
クレーム内容=" "
お怒り度合い=" "
- **お怒り度合い**：
- 【1】：軽い不満（例：少し遅れた、連絡ミスなど）
- 【2】：明確な不満（例：商品が異なる、対応が遅いなど）
- 【3】：重大な不満（例：商品が破損している、対応が不誠実など）

## **メールの書き方**
- お怒り度合い1（軽い不満）：
- 柔らかく丁寧な表現で誠実に対応。
- 簡単な謝罪と解決策を提示。

- お怒り度合い2（明確な不満）：
- 謝罪を含め、問題の原因や経緯を簡潔に説明。
- 解決策を明示し、対応方針を説明。

- お怒り度合い3（重大な不満）：
- 文頭で謝罪を強調し、迅速かつ具体的な解決策を提示。
- お客様の信頼回復のための対応を詳述。

# 出力フォーマット：
[件名]：【件名を入力】
宛先：{ }

[挨拶文]

[お客様のクレーム内容要約]（※実際のメールには表示しない）
[お客様の主張や不満点]（※実際のメールには表示しない）
[対応方針]（※実際のメールには表示しない）
[企業の対応姿勢や解決策]（※実際のメールには表示しない）

[結びの文]

――――――――――――
株式会社△△
物流部 滋賀太郎
メール: shiga@example.com
電話: 077-xxx-xxxx
――――――――――――

# メール作成ルール：
- 件名は【】で囲む
- 敬語を使用する
- 日付は「○月○日」の形式で記載
- お怒り度合い【3】の場合は謝罪を文頭に強調し、解決策を具体的に提示

# 例文：
### **お怒り度合い【1】**
件名：【商品の発送遅延に関するお詫び】
宛先：○○株式会社 ○○様

平素より弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度は、商品の発送が遅れ、ご不便をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
現在、出荷手続きを完了し、○月○日にお届け予定でございます。
今後、このような事態を防ぐため、社内の確認体制を強化してまいります。

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

---

### **お怒り度合い【2】**
件名：【ご注文商品の誤発送についてのお詫び】
宛先：○○株式会社 ○○様

この度は、ご注文いただいた商品とは異なる商品をお届けし、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
原因を調査したところ、倉庫でのピッキングミスにより誤発送が発生したことが判明いたしました。

正しい商品を本日中に再発送し、○月○日にお届け予定です。誤送品につきましては、弊社負担にて回収手続きを行いますので、ご対応をお願い申し上げます。

今後、同様のミスを防ぐため、出荷前の確認体制を強化してまいります。

何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

---

### **お怒り度合い【3】**
件名：【商品破損に関する深謝と対応のご案内】
宛先：○○株式会社 ○○様

この度は、弊社の不手際により、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
お届けした商品に破損があったとのこと、大変申し訳ございません。

速やかに対応すべく、以下の対応を実施いたします。
1. **代替品の即時発送**：本日中に新しい商品を発送し、○月○日にお届けいたします。
2. **破損品の回収**：ご都合の良い日時に回収手配をさせていただきます。
3. **社内の再発防止策**：梱包・配送の見直しを行い、品質向上に努めてまいります。

重ねて、今回の件につきまして深くお詫び申し上げます。
引き続きご愛顧賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

---

# 補足：
- 指示の復唱はしないてください。
- 自己評価はしないでください。
- 結論やまとめは書かないください。