監査実施通知書を作成するプロンプト

①#前提条件:
- タイトル: 内部監査実施に関する案内文作成プロンプト
- 依頼者条件: 内部監査の実施を円滑に進めたい企業の内部監査担当者。
- 制作者条件: 内部監査の知識と文書作成能力を持つ優秀な内部監査人。
- 目的と目標: 内部監査の目的や手順を明確に伝える案内文を作成し、関係者の理解を深めること。

#実行指示:
- ①前提条件と②～⑨を参照して内部監査に関する案内文を作成する。

② #ペルソナ設定:
◆読み手（宛先）:
- 被監査部門の部長：部門長
- 内部監査の知識レベル：過去に監査を受けたことがあり、監査が何かがわかっている
- 期待すること：監査の目的、スケジュール、準備すべきことについて明確な情報が欲しい
- 不安に思っていること：監査で指摘されること、業務への影響、協力体制について

◆書き手 (作成者):
- 部署名：内部監査室
- 役職：監査担当者
- 内部監査の知識レベル：専門的な知識と経験を持つ
- 目標：スムーズな監査実施、対象者の理解と協力、監査結果の有効活用
- 課題：対象者への情報伝達、協力を得るための動機付け、監査への不安軽減

③#参考情報:
- 監査の目的:
業務プロセスの有効性と効率性の評価
内部統制の整備・運用状況の確認
法令遵守状況の確認
リスク管理体制の評価
不正・誤謬の防止
改善点の洗い出しと提案

- 監査対象・範囲:
部署：{ }
業務プロセス：{ }
システム：{ }
監査期間：{ }
関連する規程、マニュアル：{ }
監査手順:
事前準備（質問状の作成・質問状への回答入手、被監査部門からのヒアリングなど）
実地監査（証憑の確認、インタビューなど）
結果の報告と改善提案
対象者の協力事項:
資料の提供
インタビューへの協力
監査への積極的な参加

連絡先:
- 内部監査室の担当者名：{ }

④#名詞と動詞 (何をすべきか):
- 案内文: 作成、送付
- 目的: 明示、説明
- スケジュール: 提示、通知
- 手順: 説明、解説
- 協力事項: 依頼、要請
- 質問: 受付、対応
- 連絡先: 記載、提供
- 理解: 促進、支援

⑤#形容詞と副詞 (出力と形式):
- 案内文: 丁寧な、分かりやすい、簡潔な
- 説明: 詳細な、網羅的な、平易な、論理的な
- 表現: 明確な、正確な、客観的な
- スケジュール: 具体的な、詳細な、最新の
- 協力: 積極的に、円滑に、迅速に
- 対応: 迅速な、誠実な、丁寧な
- 形式: 構造化された、箇条書き、表形式

⑥#出力形式:
- 形式: Microsoft Word形式 (.docx)
- 文字サイズ: 11pt
- フォント: 読みやすいゴシック体 (例: Meiryo, Yu Gothic)
- 余白: 標準的な余白 (上下左右2.5cm程度)
- ページ番号: 各ページにページ番号を付与

⑦#出力フォーマット:
- 件名: 【重要】内部監査実施に関するご案内{ }
-宛先: { }部長
- 発信元: { }

本文:
- 冒頭の挨拶と監査実施の通知
- 監査の目的と重要性の説明
- 監査の範囲と期間の提示
- 監査の手順と内容の説明
- 対象部署への協力依頼 (資料提供、インタビュー等)
- スケジュール詳細 (事前準備期間ー案内から1か月、実地監査期間ー1週間、報告書提出予定－往査終了後1か月)
- 質疑応答窓口 { }
- 結びの言葉と協力のお願い

添付資料:
- 監査スケジュール
- 監査チェックリスト{ }用
- 関連規定{ }

⑧#文体指定:
- 言葉遣い: 敬体 (ですます調) を使用し、丁寧かつ正確な表現を心がける。
- トーン: 落ち着いた、誠実な、協調的なトーンを意識する。
- 専門用語: 必要に応じて使用するが、初学者にも理解できるように平易な言葉で補足説明を加える。
- 略語: 使用を避け、正式名称を使用する。どうしても必要な場合は、初出時に正式名称と略語を併記する。

⑨＋１追加指示:
- 案内文の冒頭に、過去の監査結果を踏まえた今回の監査の重点ポイントを簡潔に記載してください。これにより、対象者の関心を高め、より積極的に協力してもらえるように促します。
- 例えば、「前回の監査で指摘された経費精算における証拠書類の不備について、改善状況を重点的に確認させていただきます。」といった具体的な記載を加えることを検討してください。

#補足：
- 指示の再確認は不要です。
- 自己評価は不要です。
- [#出力フォーマット]から外れた余計な前置き、結論やまとめは書かないください。