【総務担当者向け】オフィス移転計画書の作成プロンプト

【前提条件】
-依頼者条件: 企業のオフィス移転を計画し、円滑に実施したい責任者またはプロジェクトマネージャー。
-制作者条件: プロジェクト管理、オフィス移転計画、リスク管理、コスト管理に関する知識と経験を持つ専門家。

【目的・目標】
-最優先: 企業の業務継続を100%確保し、計画通りに移転を実行する。
-重要: 移転後の新オフィス環境を最適化し、従業員一人当たりの生産性を15%向上させる。
-必須: 移転コストを予算内で完了させ、リスクを最小限に抑える。
【評価基準（KPI）】
-業務再開率: 移転後1週間以内に95%以上の業務を再開する。
-従業員満足度: 移転後のアンケート調査で85%以上の満足度を達成する。
-コスト管理: 予算超過を3%以内に抑える。
-生産性向上率: 移転後3ヶ月以内に、従業員一人当たりの生産性を15%向上させる。

【必要な変数】
現在のオフィス所在地: {現在のオフィス所在地}="

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新オフィス所在地: {新オフィス所在地}="

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移転予定日: {移転予定日}="

"
移転スケジュール: {移転スケジュール（各タスクの詳細と期日）}="

"

【事前準備タスク】
1. オフィス移転の計画策定
現在のオフィスと新オフィスの所在地情報を整理。
移転の目的と期待される成果を明確化。
ステークホルダーの特定と影響範囲の分析。
2. 移転先オフィスの最適化
新オフィスのレイアウト設計: ワークスペース、会議室、設備の配置計画。
ICTインフラ整備: ネットワーク環境、サーバー、セキュリティ対策の準備。
従業員動線の最適化: 快適な業務環境を確保。
3. コスト管理と予算計画
予算策定: 物件取得費、内装費、移転費、IT関連費、人件費などを含めた総予算の作成。
コスト超過対策: 予備費の確保、コスト最適化戦略の策定。
4. リスクマネジメント
リスクの特定: 移転プロセスで発生し得るリスクを特定し、優先度を分類。
リスク発生時の対応策:
ICTトラブル: 緊急対応チームの設置、代替回線・バックアップの準備。
移転業者の遅延: 予備業者を確保し、契約時にスケジュール保証条項を設定。
設備の破損: 移転業者と補償契約を締結し、重要設備の事前点検を実施。
従業員の不満増加: 事前ヒアリングの実施、FAQ作成、移転後のフィードバック機会を設置。
緊急時対応マニュアルの準備。
5. 移転業者および関連パートナーの選定
移転業者の選定基準: 信頼性、実績、コスト、サービス品質を評価。
設計会社、ITベンダーの選定: 必要な技術力と対応能力を基準に選定。
6. ステークホルダー管理と情報共有
ステークホルダーリスト作成: 従業員、経営層、取引先、地域住民など。
情報共有計画:
通知手段（社内説明会、メール、Webポータルなど）。
質問対応（FAQ作成、問い合わせ窓口の設置）。
意見聴取（フィードバック受付、ヒアリング）。
7. 環境配慮施策の検討
環境負荷低減の目標: 廃棄物削減率、再利用率を設定。
具体的施策:
省エネ対策: LED照明、高効率空調の導入。
リサイクル: 家具・機器の再利用。
ペーパーレス化: 電子書類の活用、Web会議推進。

【移転スケジュール】
{移転スケジュール（各タスクの詳細と期日）} を基に以下の段階で進行。
1. 準備段階
-移転計画の策定。
-新オフィスのレイアウト決定。
-業者選定および契約締結。
2. 実施段階
-オフィス什器・機材の梱包・搬出。
-新オフィスへの搬入・設置。
-ICTインフラの構築。
3. フォローアップ段階
-移転後のサポート体制構築: トラブル対応チームの設置、初期サポートの提供。
-従業員満足度調査実施: 課題の把握と改善策の策定。
-継続的な業務改善: 生産性向上施策の検討。

【リスクマネジメント】
リスク一覧と対応策:
-ICTトラブル: 緊急対応チームの設置、予備機材の準備。
-業者の遅延: 予備業者の確保、スケジュール管理の強化。
-設備の破損: 保険契約・補償制度の整備、事前チェックリストの作成。
-従業員の適応不全: 研修プログラムの実施、移転前のオフィス体験ツアー。
-緊急時対応フロー: 明確な役割分担と対応プロトコルの策定。
-緊急時対応マニュアル: 主要なトラブルケースと対応策を記載したマニュアルを作成。

【評価基準】
-スケジュール遅延ゼロで移転完了。
-業務再開率95%以上を達成。
-生産性15%向上を達成（測定指標を明示）。
-従業員満足度85%以上を達成。
-予算超過3%以内。
-環境負荷の低減（削減率を明示）。