BCP（事業継続計画）推進担当者の皆様、特に中小規模の医療機関にお勤めの方々にとって、人的資源の確保は大きな課題と存じます。本記事では、生成AIを活用してこの課題を解決するための具体的な方法を、BCP推進担当者の皆様の視点に立ってご提案いたします。

1. 生成AIでBCP策定の専門知識不足を補う

BCP策定には、リスクアセスメント、事業影響度分析、IT-BCPなど、多岐にわたる専門知識が必要です。
生成AIを活用することで、これらの知識習得を効率化し、不足を補うことが可能です。
具体的には、以下の方法をご提案します。

専門用語や概念の解説: 生成AIに質問することで、BCPに関する専門用語や概念を分かりやすく解説してもらえます。
例えば、「リスクアセスメントとは何ですか？」や「事業影響度分析（BIA）の具体的な手順を教えてください」といった質問を投げかけることで、基本的な知識を迅速に得ることができます。
さらに、「当院のような診療所におけるBCP策定のポイントは？」といった、より具体的な質問にも対応可能です。
最新情報やガイドラインの収集: BCPに関する最新情報、法改正、ガイドラインなどを網羅的に収集し、要約してもらえます。
これにより、常に最新の動向を把握し、BCPを適切に更新することができます。
例えば、「厚生労働省のBCPガイドラインの最新版の要点を教えてください」といった質問をすることで、重要な変更点を効率的に把握できます。
リスクアセスメントの支援: 生成AIを活用し、自院の状況に合わせたリスクアセスメントを効率的に行うための質問リストやテンプレートを作成できます。
例えば、「当院で想定されるリスクを洗い出すための質問リストを作成してください」と指示することで、自院固有のリスクを網羅的に把握するための質問リストが生成されます。
さらに、生成された質問リストを基に、リスクの発生頻度や影響度を評価するためのテンプレートも作成可能です。
事業影響度分析の支援: 生成AIを活用し、事業中断による影響を多角的に分析するためのフレームワークや質問リストを作成できます。
例えば、「事業中断が患者サービス、経営、評判に与える影響を分析するためのフレームワークを提示してください」と指示することで、多角的な視点から影響を評価するための枠組みを得られます。
また、「診療継続が困難になった場合、どのような代替手段が考えられますか？」といった質問をすることで、具体的な対策を検討するためのヒントを得ることも可能です。

2. 生成AIでBCP訓練・研修を効果的かつ効率的に実施

BCPの実効性を高めるためには、定期的な訓練・研修が不可欠です。
生成AIを活用することで、限られたリソースの中で、効果的な訓練・研修を実施することが可能です。
具体的には、以下の方法をご提案します。

訓練シナリオの作成: 生成AIに自院の状況や過去の災害事例などを入力することで、より現実に即した訓練シナリオを自動生成できます。
例えば、「当院の立地条件、建物の構造、周辺環境などを考慮した上で、大規模地震が発生した場合のシナリオを作成してください」と指示します。
すると、生成AIは、自院に特化した詳細なシナリオを提示してくれます。
さらに、「過去の災害事例を参考に、患者の搬送やトリアージに関する課題を盛り込んだシナリオにしてください」といった、より具体的な要望を加えることも可能です。
訓練資料の作成: 訓練シナリオに基づいた資料（インシデント発生時の対応手順書、チェックリストなど）を自動生成できます。
生成AIに「大規模地震発生時の初動対応手順書を作成してください」と指示すれば、具体的な行動手順、連絡先、役割分担などを網羅した手順書が生成されます。
また、「トリアージの優先順位を判断するためのチェックリストを作成してください」と指示することで、緊急時に迅速かつ的確な判断を支援するツールも得られます。
ロールプレイングの台本作成: 参加者の役割や状況に応じたロールプレイングの台本を自動生成できます。
例えば、「受付スタッフ、看護師、医師が、それぞれ異なる状況に直面するロールプレイングの台本を作成してください」と指示します。
生成AIは、各役割の視点から、現実的な会話や行動を含む台本を作成し、訓練の質を向上させます。
さらに、「患者の家族からの問い合わせ対応」や「停電時の情報伝達」など、特定の場面を想定した台本も作成可能です。
eラーニング教材の作成: BCPに関する基本的な知識や手順を学べるeラーニング教材を自動生成できます。
「BCPの基礎知識に関するeラーニング教材を作成してください」と指示することで、動画、スライド、クイズなどを組み合わせた教材が生成されます。
これにより、職員は、自分のペースでBCPについて学ぶことができます。
また、「新型インフルエンザ発生時の対応手順」や「個人情報保護に関する注意点」など、特定のテーマに特化した教材も作成可能です。

3. 生成AIを活用した緊急時対応チームの組織と育成

緊急時に適切な対応を行うためには、役割分担が明確な緊急時対応チームの組織が不可欠です。
生成AIを活用することで、チーム編成やメンバー育成を効率的に行うことが可能です。
具体的には、以下の方法をご提案します。

チーム編成の提案: 生成AIに自院の組織体制や人員構成を入力することで、最適なチーム編成を提案してもらえます。
例えば、「当院のスタッフリストと、それぞれの専門分野、経験年数、役職などの情報を入力し、緊急時対応チームの編成案を複数提示してください」と指示します。
生成AIは、入力された情報に基づき、各スタッフのスキルや経験を考慮した上で、複数のチーム編成案を提示します。
さらに、「対策本部、情報収集班、復旧班、広報班など、必要な役割ごとにチームを編成し、それぞれの役割と責任範囲を明確にしてください」といった具体的な指示を加えることも可能です。
メンバー選定の支援: 各メンバーに求められるスキルや経験を明確化し、生成AIを活用して適切な人材を選定するための質問リストを作成できます。
例えば、「対策本部のリーダーに必要なスキル、経験、適性をリストアップし、それらを評価するための質問リストを作成してください」と指示します。
生成AIは、リーダーシップ、判断力、コミュニケーション能力など、対策本部のリーダーに求められる要素を洗い出し、それぞれの要素を評価するための具体的な質問を提示します。
また、「情報収集班のメンバーには、どのようなスキルが必要ですか？それらを面接で確認するための質問例を挙げてください」といった質問をすることで、各チームのメンバー選定に役立つ情報を得られます。
教育・訓練プログラムの作成: チームメンバーに必要な知識やスキルを習得できる教育・訓練プログラムを自動生成できます。
例えば、「対策本部のメンバー向けに、危機管理の基本原則、意思決定プロセス、情報共有の方法などを学ぶための研修プログラムを作成してください」と指示します。
生成AIは、研修の目的、対象者、内容、時間配分などを考慮した詳細なプログラムを提案します。
また、「復旧班のメンバー向けに、医療機器の点検、ライフラインの復旧手順、代替医療提供体制の構築などを学ぶための訓練プログラムを作成してください」といった、より具体的な指示も可能です。
コミュニケーションツールの活用: 生成AIを活用したチャットボットなどを導入することで、チーム内の情報共有や連携を円滑化できます。
例えば、「緊急時にチームメンバー間で迅速かつ正確な情報共有を行うためのチャットボットを導入したいと考えています。どのような機能が必要ですか？」と生成AIに質問します。
生成AIは、リアルタイムでの情報共有、安否確認、指示伝達、多言語対応など、必要な機能を提案します。
さらに、「チャットボットに、BCP関連の用語集やFAQを組み込むことは可能ですか？」といった質問をすることで、より効果的な情報共有ツールを構築できます。

4. 生成AIでBCP担当者の兼任による負担を軽減

BCP担当者が他の業務と兼任している場合、BCP業務に十分な時間を割けないという問題が生じます。
生成AIを活用することで、BCP業務を効率化し、担当者の負担を軽減することが可能です。
具体的には、以下の方法をご提案します。

BCP関連文書の自動作成・更新: BCP計画書、手順書、マニュアルなどの文書を自動生成または更新できます。
例えば、「当院のBCP計画書のテンプレートを作成し、最新の状況に合わせて自動更新する仕組みを構築してください」と生成AIに指示します。
すると、生成AIは、最新のガイドラインや自院の状況変化（人員の異動、組織改編、設備の更新など）を反映したBCP計画書を自動的に作成・更新します。
これにより、担当者は、文書作成にかかる時間を大幅に削減でき、内容のレビューや改善に注力できます。
また、「各種災害に対応するための手順書を、読みやすい形式で自動生成してください」と指示すれば、図表やフローチャートを交えた分かりやすい手順書が作成され、職員への周知徹底も容易になります。
情報収集の自動化: BCPに関する最新情報、他事業体の事例などを自動的に収集し、要約してもらえます。
例えば、「BCPに関する最新の法改正情報、厚生労働省からの通知、関連団体のガイドラインなどを毎日自動的に収集し、要点をまとめて報告するシステムを構築してください」と生成AIに指示します。
そうすることで、担当者は、情報収集にかける時間を大幅に削減し、重要な情報を見逃すリスクを低減できます。
さらに、「他の医療機関（特に同規模の診療所）のBCP成功事例や失敗事例を収集し、当院のBCP改善に役立つポイントを抽出してください」と指示すれば、自院のBCPを客観的に評価し、改善するためのヒントを得られます。
問い合わせ対応の自動化: BCPに関するよくある質問への回答を自動化するチャットボットを導入できます。
例えば、「職員からのBCPに関する質問に自動的に回答するチャットボットを作成してください。質問内容としては、BCPの目的、緊急時の連絡体制、安否確認の方法、避難場所などを想定してください」と生成AIに指示します。
生成AIは、これらの質問に対する適切な回答を自動生成し、チャットボットに組み込みます。
これにより、担当者は、同じような質問に繰り返し対応する手間を省き、より重要な業務に集中できます。
さらに、「チャットボットの回答内容を定期的に見直し、最新の情報に更新する仕組みを構築してください」と指示すれば、チャットボットの精度を維持し、職員の信頼性を高められます。
タスク管理の効率化: 生成AIを活用したタスク管理ツールを導入することで、BCP関連業務の進捗管理や優先順位付けを効率化できます。
例えば、「BCP関連のタスク（計画書の更新、訓練の実施、備蓄品の点検など）をリストアップし、それぞれのタスクの担当者、期限、進捗状況を管理できるツールを導入したいと考えています。生成AIを活用して、どのようなツールが最適か提案してください」と質問します。
生成AIは、ガントチャート、カンバンボード、ToDoリストなど、様々なタスク管理ツールを比較検討し、自院の状況に最適なツールを提案します。
さらに、「タスクの進捗状況を自動的に可視化し、遅延が発生している場合には担当者にアラートを送信する機能を実装してください」と指示することで、BCP業務の抜け漏れを防ぎ、計画的な実行を支援します。

5. 中小規模医療機関における生成AI活用のポイント

中小規模医療機関では、予算や人員の制約が大きいため、生成AIの活用にあたっては、以下のポイントを押さえることが重要です。

無料または安価なツールの活用: まずは無料または安価な生成AIツールから試してみましょう。
生成AIツールには、様々な種類があり、無料で利用できるものや、比較的安価な料金で利用できるものも多く存在します。
いきなり高額なツールを導入するのではなく、まずは無料または安価なツールで、生成AIがどのようなことができるのか、自院の業務にどのように役立つのかを試してみることをお勧めします。
例えば、Microsoft Copilot や Google Gemini などの無料の文章生成AIを使ってみたり、ChatGPTの無料版から試してみるのが良いでしょう。
段階的な導入: 一度に全ての機能を導入するのではなく、優先順位の高い課題から段階的に導入しましょう。
生成AIは、様々な業務に活用できますが、一度に全ての機能を導入しようとすると、現場が混乱したり、費用対効果が得られなかったりする可能性があります。
まずは、BCP担当者の負担が最も大きい業務や、BCPの実効性を高める上で最も重要な課題に焦点を当て、生成AIを活用した解決策を段階的に導入していくことが重要です。
例えば、最初はBCP関連文書の自動作成から始め、次に訓練シナリオの作成、そして緊急時対応チームのコミュニケーション支援へと、徐々に活用の幅を広げていくのが良いでしょう。
外部の専門家との連携: 必要に応じて、生成AIに詳しい専門家やコンサルタントの支援を受けましょう。
生成AIの導入や活用にあたっては、専門的な知識や技術が必要となる場合があります。
特に、初期設定やカスタマイズ、他のシステムとの連携などについては、専門家の支援を受けることで、スムーズな導入と効果的な活用が可能になります。
また、生成AIの技術は日々進化しているため、最新の情報を入手し、自院の状況に合わせた最適な活用方法を見つけるためにも、専門家との連携は有効です。
BCPコンサルタントに相談することで、生成AIの活用方法だけではなく、BCP全体の最適化を図ることも可能です。
他の医療機関との情報共有: 生成AIの活用事例やノウハウを共有し、連携を深めましょう。
同じような規模や診療科目の医療機関と情報交換を行うことで、自院だけでは得られない貴重な知見やアイデアを得ることができます。
例えば、他の医療機関がどのように生成AIを活用してBCP業務を効率化しているのか、どのようなツールを使っているのか、どのような課題に直面し、どのように解決したのかなどの情報を共有することで、自院の取り組みを改善するためのヒントが得られます。
地域の医師会や、医療関連団体が開催するセミナーや勉強会に積極的に参加し、情報交換の機会を設けるようにしましょう。
また、オンラインコミュニティなどを活用して、全国の医療機関と情報交換を行うことも有効です。

6. 生成AIを活用した人材育成

中長期的な視点での人材育成においても、生成AIは有効です。
以下に、具体的な活用方法をご提案します。

個別学習プランの作成支援: 各職員の知識レベルやスキル、経験に応じた個別の学習プランの作成を生成AIで支援します。
例えば、「BCPに関する知識が全くない新人職員向けの学習プランを作成してください」と生成AIに指示します。
すると、生成AIは、BCPの基礎知識、用語解説、自院のBCPにおける役割などを盛り込んだ、無理なく学べるプランを提案します。
また、「中堅職員向けに、リスクアセスメントの実践的なスキルを習得させるための学習プランを作成してください」といった、より具体的な指示も可能です。
さらに、各職員の理解度や進捗状況に合わせて、学習プランを柔軟に調整することもできます。
OJT, Off-JT, 外部研修のコンテンツ提案: 各育成方法に最適なコンテンツ（例：教材、ケーススタディ、演習問題）を生成AIで提案・作成します。
例えば、「OJTで新人職員にBCPの基本を教えるためのチェックリストを作成してください」と指示します。
生成AIは、指導項目、確認ポイント、評価基準などを網羅したチェックリストを自動生成します。
また、「Off-JTでリスクアセスメントのワークショップを行うための教材を作成してください」と指示すれば、講義資料、グループワークの課題、発表資料のテンプレートなどが生成されます。
さらに、「外部研修でBCPの最新動向を学ぶための、効果的なセミナーを提案してください」といった質問をすることで、外部リソースの活用を検討することも可能です。
効果測定とフィードバックの自動化: 生成AIを活用して、学習効果の測定や評価を自動化し、個別のフィードバックを提供します。
例えば、「eラーニングの受講後に、理解度を確認するためのテストを自動生成し、結果に基づいて個別のフィードバックメッセージを作成してください」と指示します。
生成AIは、各職員の回答を分析し、理解が不十分な点や誤解している点を特定し、それぞれに合わせたメッセージを生成します。
これにより、職員は自分の弱点を把握し、効率的に学習を進めることができます。
また、「研修後のアンケートを自動で集計・分析し、改善点を抽出してください」といった指示も可能です。
継続的な学習を促す仕組みづくり: 生成AIを活用したQ&Aシステムや情報共有プラットフォームを構築し、職員が自律的に学習できる環境を整備します。
例えば、「BCPに関する疑問点をいつでも質問できるQ&Aチャットボットを作成してください」と指示します。
生成AIは、過去の質問履歴やBCP関連の資料を基に、適切な回答を自動生成します。
これにより、職員は疑問をすぐに解決でき、学習意欲を維持できます。
また、「BCPに関する最新情報や他院の事例を共有するためのプラットフォームを構築し、職員が自由に意見交換できる場を提供してください」と指示すれば、職員間の知識共有や相互学習を促進できます。

古澤久志