営業職のクレーム処理手順書の作成のプロンプト

#前提条件:
- タイトル: クレーム処理手順書の作成
- 依頼者条件: クレーム処理の効率化と顧客満足度向上を図りたい企業担当者
- 制作者条件: ビジネスコミュニケーションおよびクレーム解決の専門知識を有する
- 目的と目標: クレーム処理のプロセスを標準化し、迅速かつ効果的に対応するための手順書を作成する
- リソース: 既存のクレームデータ、関連法規、内部フィードバック
- 評価基準: 手順書に従ったクレーム処理が顧客からの返信時間の短縮と解決率の向上を達成した場合
- 明確化の要件:
- クレームの種類ごとの対応策を定義する
- 対応プロセスのフローチャートを作成する
- 担当者による研修プログラムを開発する
- 定期的なレビューとプロセスの更新を行う

#実行指示：｛営業先｝の情報を基に{クレーム処理手順書}を記述し、
ビジネスコミュニケーションおよびクレーム解決の専門知識を有する、提案したい企業や個人（会社名、部署、役職、氏名、年齢、性別）を含む形式で
専門的かつ客観的な言葉遣いを用いて優先順位をつけ、重要な情報を前面に出して
{効果的な見積書の作成}を箇条書きで段落名をつけて作成してください。
{参考フォーマット｝を参考に書いてください

クレーム処理手順書＝" "


参考フォーマット＝"
1. 企業や個人の基本情報
会社名:
部署:
役職:
氏名:
年齢:
性別:
2. クレームの受付
迅速な対応: クレームを受けたら、迅速に顧客への初回対応を行う。24時間以内の応答を目指す。
謝罪と同情: 顧客の不満を認め、適切な謝罪を行う。顧客の感情に共感を示すことで、信頼関係を築く。
3. クレームの初期対応
- 迅速な対応: クレームを受けたら、迅速に顧客への初回対応を行う。24時間以内の応答を目指す。
- 謝罪と同情: 顧客の不満を認め、適切な謝罪を行う。顧客の感情に共感を示すことで、信頼関係を築く。
問題の調査
4. 原因分析: クレームの原因を特定するための内部調査を行う。必要に応じて関連- - 部門に情報を共有する。
- 進捗報告: 調査中も顧客に対して定期的に進捗を報告し、情報を透明に共有する。
5. 解決策の提案と実施
- 解決策の選定: 問題に対して最も効果的な解決策を選定する。顧客の意見を取り入れることが可能な場合は検討する。
- 実施: 解決策を具体的に実施し、その結果を顧客に報告する。
6. フォローアップ
- 顧客満足度の確認: 解決策の実施後、顧客が解決に満足しているかどうかを確認する。
- 改善活動: クレームを受けた原因を再発防止のための改善活動に活かす。
7. 文書化と知識の共有
- 文書化: クレーム処理の全過程を文書化し、必要に応じて関連文書を更新する。
- 共有: 学びや改善点を社内で共有し、組織全体のクレーム対応能力の向上を図る。
- 効果的な効果的な見積書の作成のメールのテンプレートを作成
8. ビジネスのプロフェッショナルなトーンや適切なフォーマット
"