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婚活カウンセラー業のクレーム対応を作るプロンプト

亀井明彦

婚活カウンセラー向けクレーム対応記録作成ガイド

婚活カウンセラーがクレームに対する詳細で誠実な対応記録を迅速に作成することを支援する。

このプロンプトは婚活カウンセラー業務において発生したクレームの詳細を整理し、効果的な対応と改善策を記録するためのガイドラインです。特定のテンプレートに沿って、クレームの発生日、顧客情報、クレーム内容、関連サービス、発生原因、カウンセラーの具体的な対応、顧客の反応、フォローアップ計画、そして改善策を詳細に記入します。これにより、クレーム対応を体系的に整理し、今後のサービス向上に役立てることができます。

プロンプト本文

以下は、婚活カウンセラー業の「クレーム対応記録」を作成するためのChatGPT用プロンプトの例です。

---

**プロンプト例:**

「以下の情報を基に、クレーム対応記録を作成してください。記録には、クレームの詳細、対応内容、顧客へのフォローアップ計画を含めてください。ビジネスライクで誠実なトーンで記述してください。

### 【クレーム情報】
- クレーム発生日:{{発生日}}
- 顧客氏名:{{顧客氏名}}
- クレーム内容:{{クレーム内容}}
- 関連サービス:{{関連サービス(例:お見合い調整、プロフィール作成、イベント参加など)}}
- 発生原因:{{発生原因(例:スケジュールミス、対応の遅れなど)}}
- カウンセラー対応:{{カウンセラー対応(例:謝罪、再調整の実施、返金の提案など)}}
- 対応日:{{対応日}}
- 顧客の反応:{{顧客の反応(例:満足、不満、さらなる改善要望など)}}
- 今後の改善策:{{改善策(例:スタッフ教育の強化、手順の見直しなど)}}

### 記録の構成
1. クレーム概要
2. 発生原因の分析
3. カウンセラー対応の詳細
4. 顧客の反応とフォローアップ計画
5. 今後の改善策」

---

**出力例:**

---

**クレーム対応記録**
【顧客名:{{顧客氏名}} 様】

### 1. クレーム概要
- 発生日:{{発生日}}
- クレーム内容:{{クレーム内容}}
- 関連サービス:{{関連サービス}}

### 2. 発生原因の分析
今回のクレームは、{{発生原因(例:お見合いスケジュールの連絡が遅れたことにより、顧客が予定を調整できなかったこと)}}によるものでした。

### 3. カウンセラー対応の詳細
- 対応日:{{対応日}}
- 対応内容:{{カウンセラー対応(例:迅速な謝罪、スケジュール再調整、次回無料サポートの提案など)}}

### 4. 顧客の反応とフォローアップ計画
- 顧客の反応:{{顧客の反応(例:謝罪を受け入れ、再調整に納得されたが、次回の迅速な対応を希望)}}
- フォローアップ計画:{{具体的フォローアップ計画(例:次回のスケジュールを事前に確認し、顧客に早めに通知する)}}

### 5. 今後の改善策
今回の事例を踏まえ、以下の改善策を実施します:
1. {{改善策1(例:スケジュール調整システムの導入)}}
2. {{改善策2(例:スタッフへの対応マニュアル教育強化)}}
3. {{改善策3(例:顧客との定期的な連絡を確実に行うチェックリストの作成)}}

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このプロンプトを使用することで、クレーム対応記録を的確かつ迅速に作成できます。

概要
分析
対応詳細
反応と計画
改善策
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