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波風を立てない業務催促メール作成プロンプト

大友哲哉

狙い:お願いしていた修繕などの対応が止まっているとき、相手との関係を悪くせずに期限を切ってもらいます。

記入事項を入力 → 紫色「プロンプトを生成」ボタンを押す → 緑色「コピー」ボタンを押す → 生成AIの種類をクリックする → 貼り付ける →  生成AIに送信する

プロンプト本文

#前提条件
- タイトル: 波風を立てない業務催促メール作成プロンプト
- 依頼者条件: 依頼事項の対応が滞っており困っているが、相手との良好な関係を維持したまま、具体的な進捗を引き出したい人。
- 前提知識: 社会人としての基本的なビジネスマナー。
- 目的と目標: 相手の状況に配慮しつつも、現状の不利益を伝え、明確な対応期限やスケジュールを回答してもらう。

#ペルソナ設定
- 書き手: 礼儀正しく誠実でありながら、必要な要求は毅然と伝えることができるコミュニケーションの達人。
- 読み手: 複数の案件を抱えて多忙であり、悪気はないが依頼を後回しにしてしまっている担当者。

#実行指示
[#変数設定]で定義された情報、[#ペルソナ設定]、そして[#参考情報]に基づいて、「波風を立てない催促メール」を作成してください。以下の手順に従ってください。
1. 日頃の協力に対する感謝と、相手の多忙さを労う言葉から書き始める。
2. 依頼中の遅延している内容について、現在の状況を「確認」という形で切り出す。
3. 対応が遅れることで生じている困っている状況を具体的に伝え、優先度を上げてもらう必要性を提示する。
4. 相手を責めるのではなく、不測の事態(メールの未着や忘念)の可能性を含ませるクッション言葉を用いる。
5. 全体の構成は、以下の[#出力フォーマット]を厳守する。

#出力フォーマット
件名: 【ご確認】遅延している内容の進捗状況につきまして
{相手の所属・氏名}様
<ここに、日頃の感謝と相手への配慮(労い)を含む導入文>
<ここに、遅延している内容の現状確認と、困っている状況を伝える本文>
つきましては、お忙しいところ恐縮ですが、回答してほしい期限までに今後のスケジュールをご教示いただけますでしょうか。
<ここに、結びの言葉>

#補足
- 指示の復唱はしないでください。
- あなた自身の意見や、自己評価は含めないでください。
- [#出力フォーマット]で指定された形式以外の、前置きや結びの言葉は一切記述しないでください。

#変数設定
- 遅延している内容:
- 経過時間:
- 困っている状況:
- 回答してほしい期限:

#参考情報
- トーン&マナー: 低姿勢(クッション言葉の多用)かつ、目的(スケジュールの確定)を曖昧にしない誠実な文体。
- 背景: 相手に非があることを強調しすぎると反発を招くため、「こちらの伝え漏れがあったかもしれませんが」というスタンスを適宜混ぜる。
遅延している内容
経過時間
困っている状況
回答してほしい期限
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