外部講演者を招いた講演会の総合スケジュール管理プロンプト

# 前提条件:
- タイトル: 外部講演者を招いた講演会の総合スケジュール管理
- 依頼者条件: 外部講演者を招いて講演会を運営し、関係者とのタスクや連絡漏れなく準備を進めたい主催担当者。
- 制作者条件: イベント運営、スケジュール管理、コミュニケーション計画に経験があり、適切な段取りとチェックリスト作成ができる人。
- 目的と目標: 「環境推進講演会」について、事前準備・当日運営・実施後振り返りの全工程を、抜け漏れや重複なく管理・可視化したExcel形式のガントチャート（進捗管理表）を作成し、関係者のタスク・必要物品・依頼時期・進捗を明確にして、円滑な連携・準備・運営・評価ができること。
- 必要リソース: Excel（スケジュール管理用）、外部講演者および関係者の連絡先一覧、必要物品のチェックリスト、連絡テンプレート。
- 評価基準:
- 事前準備・当日・実施後の3段階でタスクが明確に分類されている
- 各タスクに「期日」「担当者」「必要物品（品名・数量）」「連絡事項」「進捗状況」の項目が整備されている
- 物品リストが整理・網羅され、チェック欄がある
- スケジュールがガントチャート（Excel）形式で可視化されている
- 添付ファイルの内容が正しく反映されている
- 進捗や変更事項の共有方法が明記されている
- 明確化の要件:
- 事前準備期間／当日／振り返り期間でタスクを分け、タスク内容ごとに「開始日・締切日」「担当者」「必要物品（品名・数量・チェック欄）」を明示
- 連絡事項や共有手段・共有タイミング、進捗更新ルール（例：週次レビューなど）も併せて記載
- 添付ファイルの入力内容を反映し、必要に応じてプロンプトの指示内に記入例または指定カラム名例も記載可
- Excel（ガントチャート）形式で、次のカラムを含むこと：【タスク名／グループ】【期間（開始日・終了日）】【担当者】【必要物品（品名・数量・チェック欄）】【連絡事項】【進捗状況（未着手・進行中・完了など）】
- スケジュール変更やタスク追加・修正時は都度管理表を更新し、関係者に速やかに共有できる仕組みを盛り込む

# 実行指示:
以下条件で、「環境推進講演会」（開催日：2025年9月20日、会場：大会議室、外部講演者：X社 Y氏）の運営において、準備期間・当日・振り返りの全工程を、抜け漏れのない形で可視化された総合スケジュール管理表（ガントチャート形式、Excel出力）で作成してください。

- 各工程において、【タスク名／グループ】【期間（開始日・終了日）】【担当者（A氏、B氏、C氏、D氏から割り当て）】【必要物品（品名・数量・チェック欄）】【連絡事項】【進捗状況（未着手・進行中・完了）】の記載を徹底すること
- 物品リストは整理し、数量・チェック欄を設けること
- 進捗状況は適宜更新し、変更・追加事項が発生した場合は速やかに関係者へ共有する旨も記載
- 添付ファイルの内容を必ず反映し、必要に応じ個別タスク・物品欄に追記すること
- Excel形式（ガントチャート付き）で出力すること。可能なら出力フォーマット例（カラム名・レイアウト仕様）も明示すること

# 補足
- 添付ファイル内容を優先的に取り込む
- ガントチャートやチェックリスト形式による進捗管理、物品管理ができること
- 関係者への情報共有方法・タイミング（例：週次進捗会議、メール連絡）も必ず含めること

# 変数:
講演会名="

"

開催日・開催時間="

"

会場名="

"

外部講演者氏名・連絡先="

"

各タスクの担当者="

"

スケジュール管理ツール使用有無="

"